Gestión documental para empresas
Centraliza, organiza y automatiza toda la documentación de tu empresa con SharePoint y Microsoft 365. Control de versiones, firma digital, aprobaciones automáticas y cumplimiento RGPD. Sin comprar software nuevo.
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búsquedas/mes "gestión documental empresas"
80%
de documentos empresariales gestionados en papel o email
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keyword de baja dificultad — alta oportunidad SEO
M365
integrado con tu ecosistema Microsoft existente
El 80% de los documentos empresariales siguen en carpetas, emails y papel
Cada empresa tiene miles de documentos: contratos, facturas, expedientes, informes, nóminas, actas. La mayoría están dispersos en carpetas de red que nadie organiza, emails que nadie archiva y documentos en papel que nadie digitaliza. Cuando necesitas un contrato de hace dos años o quieres saber quién modificó una factura, la búsqueda puede llevar horas.
La gestión documental para empresas resuelve esto con una plataforma centralizada donde cada documento tiene su lugar, sus permisos, su historial de versiones y su flujo de aprobación. Y si ya tienes Microsoft 365, tienes SharePoint incluido — el gestor documental más utilizado por empresas del mundo.
Combinamos SharePoint con Power Automate para automatizar los flujos de aprobación, con OCR e IA para extraer datos de facturas automáticamente, y con firma digital para eliminar el papel de los procesos de firma. Todo integrado con tu ecosistema Microsoft.
¿Tu empresa tiene estos problemas documentales?
Si más de dos te suenan, la gestión documental tiene ROI positivo en menos de 6 meses.
- Documentos dispersos en carpetas locales, emails y USBs sin control de versiones
- Contratos, facturas y expedientes que nadie sabe dónde están cuando se necesitan
- Procesos de aprobación por email que duran días y no dejan trazabilidad
- Documentos con información confidencial accesibles para toda la empresa
- Imposible demostrar a una auditoría cuándo se accedió a un documento y quién lo modificó
- Copias duplicadas del mismo archivo con versiones distintas que generan errores
Gestión documental completa con Microsoft 365
Desde la digitalización de documentos en papel hasta la firma electrónica y los flujos de aprobación automáticos.
SharePoint como gestor documental
Centralizamos toda la documentación en SharePoint: bibliotecas estructuradas, metadatos, búsqueda inteligente y acceso desde cualquier dispositivo con M365.
Control de versiones y auditoría
Registro completo de quién accedió, editó o compartió cada documento. Versiones anteriores accesibles y recuperables en un clic.
Flujos de aprobación automatizados
Aprobaciones de contratos, facturas o documentos internos mediante Power Automate. Notificaciones, recordatorios y escalados automáticos.
Extracción OCR e IA
Digitalización de documentos en papel con OCR y extracción automática de datos (facturas, contratos, albaranes) mediante inteligencia artificial.
Firma digital integrada
Firma electrónica de documentos directamente desde SharePoint o Teams, con valor legal en toda la UE (eIDAS). Sin imprimir, firmar y escanear.
Permisos y seguridad granular
Control de acceso por documento, carpeta o biblioteca. Cada empleado ve solo lo que necesita. Auditoría completa para RGPD.
Gestión documental sin comprar software nuevo
Sobre Microsoft 365 que ya tienes
Si ya pagas M365, tienes SharePoint incluido. No compras software nuevo — optimizas lo que ya tienes. ROI desde el primer mes.
Migración de documentos existentes
Migramos tus carpetas actuales (Windows Server, Google Drive, Dropbox) a SharePoint con estructura limpia y sin perder historial.
Formación incluida
Tu equipo aprende a usar el gestor documental en sesiones prácticas. Adoptamos el cambio con ellos, no lo imponemos.
Integrado con tu flujo IT
SharePoint se integra con Teams, Outlook, Power Automate y Business Central. Un ecosistema conectado, no otra isla de información.
Cómo organizamos tu documentación
Auditoría documental
Analizamos dónde están vuestros documentos, cómo se organizan y qué procesos tienen más fricción. Identificamos las ganancias rápidas.
Diseño de arquitectura
Diseñamos la estructura de bibliotecas, metadatos, permisos y flujos de aprobación adaptados a vuestro sector y procesos.
Migración e implantación
Migramos documentos existentes, configuramos SharePoint y activamos los flujos de automatización. Sin interrupción de la operativa.
Formación y soporte
Formación práctica a todos los usuarios y soporte durante las primeras semanas para asegurar la adopción completa.
¿Lo hablamos? Respuesta en menos de 1 hora.
Auditoría gratuita. Sin compromiso. Sin permanencia.
Lo que dicen nuestros clientes
"Desde que contratamos a MS Sistemas, tenemos un soporte técnico fiable. Ya no sufrimos caídas inesperadas y la monitorización 24/7 nos da total tranquilidad."
"Respuesta rápida y efectiva. Solucionan las incidencias en minutos, no en días. El técnico asignado conoce nuestra infraestructura al detalle."
"Nos dan tranquilidad y seguridad. Sabemos que nuestros datos están protegidos y que ante cualquier problema, hay alguien al otro lado."
Preguntas frecuentes sobre gestión documental empresarial
¿Qué es la gestión documental para empresas?
¿Necesito comprar software nuevo para gestionar documentos?
¿Cómo se migran los documentos que ya tenemos?
¿Puedo firmar contratos digitalmente con este sistema?
¿Cómo afecta esto al cumplimiento del RGPD?
¿Cuánto tarda la implantación?
¿Funciona también para facturas y documentación contable?
¿Hablamos sobre tu empresa?
Respuesta en menos de 1 hora en horario laboral. Sin permanencia.
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